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不断提升公共服务能力和水平 推动档案馆工作又好又快发展
来源:青岛市档案馆信息网  更新时间:2019/4/23

不断提升公共服务能力和水平 推动档案馆工作又好又快发展


来源: 青岛市档案馆


    近10年来,青岛市档案馆在市委、市政府的领导下,在省档案局的指导下,紧紧围绕全市工作大局,坚持以服务为导向,以档案资源建设为核心,以档案信息化建设为突破口,以档案法制建设为保障,以倡导创新、勇争一流和精细化管理为手段,推动档案馆工作由封闭向开放服务的转变,馆藏资源结构由来源单一向多元丰富的转变,档案管理手段由手工管理向现代化管理的转变,档案队伍由“保管员”型向专家技能型的转变,档案馆工作得到较快发展,在全市经济社会发展中发挥了越来越重要的作用。

    一、树立大局意识,主动服务全市重点工作

    突出服务主题,围绕市委、市政府的工作部署,主动开展档案服务工作。服务领导决策。2002年创办《资政参考》,围绕市委、市政府的重大决策部署和社会热点问题,组织开发馆藏资源信息,有针对性地汇编专题文章,主动为领导和部门提供资政信息,市领导多次作出批示予以肯定;2003年编辑出版《青岛数字全书——青岛经济社会发展备忘录》,成为领导和部门决策的重要参考工具书。服务机关工作。2004年建立与数字档案馆相配套和衔接的数字文件中心,实现馆室和机关之间档案资源共享,构建了电子文件归档、管理、利用和监督指导一体化网络服务平台。服务城市发展。2002年在全国率先实施“城市记忆工程”,对城市发展概貌进行抢救性拍摄记录,为当代青岛留下了真实的城市发展记录;主动参与全市重大活动拍摄,成为市委市政府副国级以上重大接待任务的指定拍摄单位。服务企业发展。及时接收破产企业档案进馆,维护了国有档案的完整与安全。服务民生。2005年在全国率先提出“民生档案服务民生”的理念,将与群众利益密切相关的档案纳入档案馆接收范围,组织编写了60余种重点民生档案利用指南,规范了各种民生档案的查阅内容和查阅方法。扩展市、区(市)、镇(街道)、村(社区)档案信息查询利用四级联动,向基层纵向延伸民生档案和政府公开信息查阅利用服务,全市13个综合档案馆形成了为民服务网络;积极开展“档案信息进社区”活动,研发《档案信息资源库(农村、社区版)》软件系统,将政府公开信息、民生档案利用指南、馆藏开放档案信息等覆盖社区居民和农民的各类档案信息进行整合,刻录成光盘,免费发送到全市社区和农村,方便群众利用。我市开展民生档案工作的做法得到国家档案局的肯定和推广。2010年,我市13个国家综合档案馆又开展了民生档案馆际联动远程查阅服务,实现了零距离查档服务。

    二、坚持多措并举,着力加强档案资源建设

    坚持档案接收、征集和主动记录“三管齐下”,扎实有效地推进档案资源建设。2001年和2004年我市两次对《青岛市档案管理条例》进行了修订,并相继出台了专门档案、照片档案、职工档案、接待档案、学籍档案等一系列规范性文件,初步建立起与《档案法》相配套、涉及各项档案管理的地方法规规章体系。依法拓宽档案接收的主渠道,2004年市委市政府“两办”印发《青岛市档案馆接收档案办法》,公布了包括机关、团体、企事业单位在内的首批173个档案进馆单位,档案接收范围由市直单位拓展到重要的基层单位,接收档案门类由单一文书档案拓展到专门档案、照片档案、多媒体档案和实物档案等,规定了各种门类和载体档案的接收时间和接收方式,并相继公布了青岛市档案馆第二批、第三批接收档案单位和档案门类,有计划地扩大档案接受范围。与市委组织部联合印发《青岛市领导干部离任档案移交暂行规定》,提高了领导干部的档案意识,为确保档案的齐全完整提供了保障。加大重要档案的接收力度,全面参与和拍摄全市重大活动、重大建设项目以及党政领导的重要接待活动,积累了一大批珍贵的照片和声像档案。如实施“奥帆赛档案服务工程”,整理、接收和拍摄全面反映奥帆赛组织、工程建设、赛事过程及重大活动等各种载体的档案,积累了宝贵的奥运文化遗产。把档案征集作为档案资源建设的重要辅助手段,不断丰富社会征集的形式。如配合全市重大活动,开展“青岛解放”、“青岛抗战”等主题征集;与媒体联姻,开展“城市老照片”、“青岛知青”、“城市变迁”等史料征集;发掘口述档案,开展“日本强掳青岛劳工”,胶州茂腔、即墨民间故事等省市级“非物质文化遗产”抢救性征集。每年面向社会征集档案平均超过5300件。自行开发视频信息采集系统,自2002年至今,已采集中央电视台、山东省电视台和青岛电视台有关青岛的视频新闻信息18万分钟,形成了较大规模的视频新闻信息库。实施“青岛城市记忆工程”,已拍摄了2.5万多分钟的录像档案和2.5万余张照片,完整地记录了21世纪初青岛的城市风貌。先后赴德国、美国、日本、奥地利等国征集复制青岛历史档案78万页,照片7000余张,地图300余张,电影440分钟,这批档案资料系统反映了19世纪末至20世纪40年代青岛的历史面貌,极大地丰富了馆藏内容。国家档案局局长杨冬权同志对此作出批示,要求各地档案部门学习借鉴青岛的经验。同时我们还围绕档案资源建设的前瞻性研究, 在全国率先开展了馆藏档案资源结构体系课题研究,全面系统地提出了综合档案馆资源结构体系建设的原则、基本框架和建设途径,为我市档案资源建设提供了科学指导。截止目前,青岛市档案馆馆藏档案资料总数达到83万卷(册、件),比2000年的35.7万卷(册)增长了132%。

    三、持续自主创新,档案信息化建设率先发展

    把档案信息化建设作为档案工作实现跨越式发展的突破口,以创新推进档案信息化建设,在全国档案信息化建设中抢得先机。2003年8月,在全国率先建成启用数字档案馆,被国家档案局誉为“档案信息化建设迈向新阶段的重要标志”,《人民日报》、《光明日报》、中央电视台等予以报道。《中国档案报》以“全国首个数字档案馆在青岛开通”为题作了专题报道。2006年,市及区(市)档案馆基本完成档案目录和重要档案数字化工作,机关档案室实现全部室藏档案目录和档案的数字化。目前,我们已经构建起功能完善、设备齐全、连接200余台计算机的网络体系,并与政务网和公众网连接,拥有各种目录数据和全文数据分别超过1800万条和2000万页,基本实现了档案管理的现代化。区、市综合档案馆已有10个建成启用数字档案馆,初步构建起区域性数字档案馆集群,全面接收电子文件。全市各级档案部门在抓好电子文件归档的同时,逐步建立本级电子文件中心,实行电子文件接收。2004年,成立了青岛市电子文件中心,到2009年,全市13个综合档案馆全部建成电子文件中心。市和区(市)两级电子文件归档率及向档案馆移交率均达到100%,已接收2002年以来的电子文件260余万件,其中市档案馆接收电子文件21万件。2008年我们启动全市“电子公文和档案信息共享系统”项目建设。2009年10月,该项目通过国家档案局组织的验收,实现了本行政区域档案信息资源在档案馆之间、档案馆与档案室之间、档案室之间和档案馆与社会之间的“四个共享”,开创了我市档案信息资源跨机构、跨区域共享的新格局。国家档案局杨冬权局长为此作出批示:“青岛市以信息化手段实现档案资源整合、实现档案信息资源社会共享,思路新、方向对、工作实、效果好,在全国档案系统有示范意义和推广价值”,要求在全国推广我市的做法。《数字档案馆关键技术研究》项目获得国家档案局科技成果一等奖;“基于数据仓库技术的档案信息搜索引擎研究”获国家档案局科技成果二等奖;以我市为主起草的《数字档案馆建设指南》,国家档案局已于今年6月正式印发全国各省市档案部门参照执行。

    四、搭建“五个平台”,社会服务功能有效拓展

    按照国家、省档案局公共档案馆建设要求,我们积极搭建“五个服务平台”,面向社会拓展档案馆服务功能。

    一是创办文档服务中心,搭建“文档查阅服务平台”。2001年,我们在全国较早成立“文档服务中心”,以“架文档之桥,连百姓之心”的服务理念,先后推出热线咨询服务、节假日服务、与有关部门开展法律援助服务、政策咨询联动服务等10余项便民利民服务措施,创建的“文档服务连心桥”服务品牌被命名为“青岛市服务名牌”,文档服务中心被授予“全国巾帼文明岗”。各区市也全部建立“文档服务中心”,成为党委政府指定的现行公开文件和政府公开信息查阅场所。中央电视台、《人民日报》和省市级媒体跟踪采访160余次。 2009年9月,国务院办公厅、省政府办公厅政府信息公开督查调研组到我市实地督查调研政府信息公开工作情况,对我市档案馆信息公开查阅服务工作予以高度评价。

    二是利用现代网络信息技术,搭建“网络传播服务平台”。我们发挥现代网络信息容量大、覆盖面广的优势,主动搭建包括内部局域网、政务信息网、国际互联网等网络传播信息服务平台,为机关和公众查阅利用档案信息提供便利。建设政务网档案查阅平台,实现开放电子文件在线查阅;建设历史文化特色鲜明的“青岛档案信息网”,开辟档案目录信息公布与查阅服务窗口,实现馆藏开放档案目录及部分档案全文的网络查询;与“青岛新闻网”联合创办“城市论坛”,拓展了档案信息的传播渠道。自2002年“青岛档案信息网”开通以来,已上载各类数据100多万条,总访问量1700余万人次,在人民大学2009年全国档案网站综合调查测评中,名列全国同类城市第二名。

    三是开发馆藏档案资源,搭建“档案编研服务平台”。我们积极发挥资源优势和人才优势,围绕青岛重大历史事件和重要纪念活动,先后编纂出版了《青岛地图通鉴》、《胶澳发展备忘录》、《百年青岛》等40余部专著和史料汇编,其中有30余项成果分别获得山东省档案学优秀成果奖或开发档案信息资源成果一等奖,10余项编研成果获青岛市优秀社科成果奖;4项成果获青岛市优秀地方史志成果奖。

    四是举办丰富多彩的宣传活动,搭建“档案宣教服务平台”。我们围绕全市重大活动,依托资源优势,面向社会公众开展形式多样、丰富多彩的宣传教育活动,在城市文化建设中发挥了生力军作用。先后举办了《庆祝建党80周年》、《见证青岛》、《青岛解放》等30余个大型展览;与中央电视台、青岛电视台联合摄制播出《青岛要塞》、《百年胶济》、《青岛1937—1945》等15部60余集电视专题片。我们还面向社会,开办“青岛历史文化讲坛”;面向老年人,举办“七彩华龄老年人档案文化休闲”活动;面向青少年,举办“走近档案,认识青岛”青少年夏令营;面向部队官兵,举办“驻在青岛、认识青岛、热爱青岛——走进档案馆”活动;面向特殊群体,举办“残疾人走进档案馆”活动;先后举行了赴日劳工档案、帆船运动档案、青岛解放档案等新闻发布会,在社会上引起很大反响,受到媒体的广泛关注,被市领导称为“文化建设的生力军”。青岛市档案馆先后被命名为青岛市爱国主义教育基地、老干部地方历史学习研究基地、驻青部队政治教育基地、青岛市机关青年教育实践基地、未成年人“社会课堂”、海洋大学和青岛大学文史研究基地、山东省和青岛市社会科学普及教育基地等。

    五是开展学术研究,搭建“地方历史文化研究平台”。我们先后聘请驻青高校和市社科院等单位的14位客座研究馆员,共同开展地方历史文化研究;配合纪念收回青岛80周年、抗战爆发70周年等历史事件举办学术研讨会,加强档案界与社科界的横向联合,有6名同志被聘为高校客座教授或兼职研究员。加强对外交流与合作,赴德国举办档案展览,举办德国联邦档案馆、国家历史博物馆及波恩大学等专家参加的“近代青岛与德国”历史文化论坛,承办中俄档案合作工作小组第四次会议、国际档案理事会东亚地区分会第九次大会暨档案学术研讨会,承办韩国海洋大学国际海洋问题研究所在我市举办的《海港都市釜山的过去、现在、未来和釜山华侨的生活与回忆》展,先后五次赴国外参加青岛历史研究学术交流。德国海外历史学会盛邀我馆加入其学会,作为海外会员承担其历史研究课题。先后有德国、美国、英国、日本、韩国、朝鲜、蒙古及中国澳门、香港的专家学者百余人次到我馆参观访问、进行历史文化研究与交流,与我们建立了良好的协作关系,奠定了档案馆作为青岛地方历史文化研究基地的地位。

    五、加强馆舍建设,拓展档案馆公共服务功能

    近年来,我们围绕公共档案馆建设,不断强化公共服务理念,拓展公共服务功能和空间。2008年7月,青岛市档案馆展览中心落成启用,建筑面积6000多平方米,档案馆建筑总面积达到2万平方米。为适应公共档案馆建设的新形势和新要求,我们从全市重要公共文化设施的功能定位出发,制定了在“十二五”期间建设一座功能齐全、设施完善的公共档案馆的规划方案,得到市领导的高度重视和支持,多次听取汇报进行研究,批示有关部门进行论证,计划纳入全市经济和社会发展“十二五”规划。积极推动区市档案馆建设,崂山区新馆建设已开工;莱西市、即墨市已将新馆建设列入动工项目;目前,平度、四方、城阳正在筹划新馆建设;开发区政府主要领导带队赴外地学习档案馆建设经验,档案馆新馆建设已列入政府日程。公共档案馆建设得到了全市各级政府的重视和支持,呈现出良好的发展趋势。

    六、强化队伍建设,着力塑造档案部门新形象

    我们致力于打造一支政治坚定、作风优良、业务精熟、富有创新能力的干部队伍,在全系统实施专家型、技能型人才队伍培育工程,通过创文明行业、建学习型机关、岗位成才、业务比武、争先创优等活动,有效地提高了档案系统干部职工的职业道德素养和业务水平,为档案工作深层次发展提供了组织保障。青岛市档案局(馆)连续两次被人事部、国家档案局授予“全国档案系统先进集体”称号;成为全省档案系统首个省级“文明单位”;荣获首批“青岛市机关名牌”。有一名同志被评为青岛市十大服务明星,有两名同志被评为青岛市机关十大杰出青年,有一名处长被评为市直机关优秀处长。

    由于几年来我们的奋发有为,档案馆工作取得较好成效,得到了领导的认可、同行的赞誉、媒体的关注和百姓的欢迎。市主要领导连续三年走进档案馆。2007年市委常委会在市档案馆召开,专题研究档案工作,一次解决档案事业发展经费1千万元。市委书记称赞我们:工作好、队伍好、班子好。老百姓也纷纷给我们留言,送来感谢信和牌匾,表扬我们把一个门可罗雀的地方,变成了一个群众喜爱的地方。


                                   整理:胡建斌

                                   2019年4月23日


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