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数码照片档案管理浅析
作者:平顶山市档案局  胡建斌  更新时间:2019/5/5

数码照片档案管理浅析

 

       平顶山市档案局 胡建斌        

              


    进入数字时代,随着信息技术的迅速发展和数码照相机的普遍使用,形成了海量记录企业科研、生产、经营、管理等活动的数码照片,数码照片档案逐渐成为档案管理工作的重要组成部分。目前数码照片档案管理存在诸多问题,严重影响用户利用和价值体现。
    一、数码照片档案管理的现状及存在问题
    (一)规章制度不健全,规范化管理缺乏可操作性
    数码照片档案管理国家标准缺失,尽管国家档案局已出台《照片档案管理规范》(GB-T11821-2002)等相关文件,但未涉及数码照片档案的管理。虽然有单位制定了有关管理办法,但可操作性不强,照片和文字说明处于存储分离状态,不能判断数码照片真实性、完整性、准确性和有效性。
   
(二)管理意识不强,收集归档困难
    数码照片档案管理起步较晚,多处于档案管理工作的配角地位,无论是归口部门还是档案部门都重视度不高,管理意识不强。归口部门更重视拍摄任务的完成情况,忽视对拍摄照片的归档工作,表现为:归档意识不强,造成数码照片档案资料的流失;未及时分类整理和信息描述,造成工作堆积,增加后续整理难度;缺乏对数码照片的甄选环节,将反复性极高或清晰度不够等问题照片一并归档,影响档案利用和保管;忽视数码照片的信息描述工作,信息要素欠缺或不完整,造成用户利用困难。档案部门缺乏对数码照片收集归档工作的指导监督,对其再整理及后续保管利用重视度不高,直接影响数码照片档案价值的体现和提升。
    (三)易形成海量数据,安全保管有难度
    当前数码照相机性能提升、数码照片的易获取性以及使用普遍,很容易形成海量数据,大大增加了数码照片有序保管和有效利用的难度。在安全性上,数码照片的保存和利用完全依赖于计算机硬件、操作系统和应用软件,设备故障、计算机病毒、软件升级、存储介质老化等都可能造成数据损坏和丢失。在人为因素方面,档案人员整理数码照片时误操作删除,或没有定期进行安全备份,或备份介质损坏等,都会造成重要数据丢失且不可恢复。
    (四)未进入档案管理系统,检索查阅和开发利用受限
    虽然有的单位已有档案管理系统,但数码照片还未进入系统管理范畴,主要原因有两方面:长期以来,数码照片仅作单机保管利用,且与其他档案的管理方式有异,暂未形成有序化的规范管理模式;现存数据量巨大,且拍摄年代久远的数码照片信息描述缺失现象严重,直接影响档案信息的著录和利用。这种现实造成了数码照片在检索、查阅方面的极大不便,使其信息开发利用受限。
    二、数码照片的创新管理探析
    (一)建立健全数码照片档案管理制度
    首先,应建立健全数码照片档案管理制度,可参照北京市、青岛市等地方制定的数码照片档案管理办法,结合本企业当前工作的实际情况和管理需要,制定一套切实可行的数码照片档案管理制度。制度必须明确数码照片档案的收集、归档、整理、保管、开发利用等工作内容和详细要求,实现管理工作有法可依、具体操作有章可循;必须理顺归口部门和档案部门的关系与职责,以减少拍摄者与档案人员的复杂沟通环节和重复劳动。归口部门主要负责数码照片的前期分类、甄选整理和信息描述,档案部门主要负责数码照片的后期信息著录和保管利用,并指导、检查归口部门的归档工作。其次,要狠抓制度的落实。明确责任,依法管理,确保制度的有效执行并落到实处。
    (二)重视数码照片档案的收集归档工作
    数码照片档案工作的源头就是收集归档工作,主要责任者为归口部门的拍摄者,档案部门则负责对其收集归档工作进行指导,督促归口部门按归档要求进行拍摄,做好分类整理和归档移交,以实现不再重复整理的目标。重点要求有:归档照片必须甄选,内容重復、场景相近、质量较差的照片必须筛选剔除;归档格式应为JPEG、TIFF、RAW,分辨率不低于1024*768像素;按事由分类,同一组照片由同一部相机拍摄;填写“照片归档说明”,对每组或每张照片进行相关信息描述,并与照片一同归档移交。
    (三)创新数码照片档案的管理方法
    首先, 以“组”为单位进行整理。反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组,并填写组内“照片归档说明”。每组照片信息要素应包括:组名(拍摄事由)、密级、保管期限、总说明、照片序列号、一张或几张照片对应的分说明、拍摄时间、地点、摄影人、归档移交人、照片张数、备注等。
    其次,应规范电子文件分级存放和命名规则。数码照片电子文件的存放层级为:年度—部门—项目事由+密级+保管期限—同组照片+照片归档说明。照片归档说明格式可为word,信息要素应列表体现并以固定填写模板;如同一事项在同一年度拍摄多组照片,可增加多个并列的第四级文件夹,其命名格式为事由+拍摄日期。
    第三,建立数码照片档案库,实现网络化管理和自助利用。在档案管理系统中建立一个二级目录“照片档案库”:第一级为案卷级目录,对应电子文件存放的第三级,案卷号为“照片档案代号—年度—流水号”,年度和流水号均采用4位阿拉伯数字,著录信息包括题名(即组名)、密级、保管期限、照片张数、摄影时间、地点、摄影者、归档单位、归档时间等;第二级为每组照片的电子文件和照片归档说明,通过批量挂接即可完成。如存在并列第四级文件夹情况,则“照片档案数据库”第一级案卷级目录的著录信息需综合电子文件分级存放的第三级和第四级两级信息进行著录,案卷号为“照片档案代号—年度—流水号—序号”,序号为2位阿拉伯数字,其它不变。数码照片档案进入档案管理系统进行管理后,必须做好浏览、下载等利用权限和审批流程的配置,确保数码照片档案的网络利用安全,以便用户即时、自助、多样的网络化查询利用,从而提升数码照片的档案价值。
    (四)确保数码照片档案的安全保管
    要加强对数码照片档案安全保管工作的执行力度,对安全保管有明确要求。第一,存储结构。数码照片档案应严格按照电子文件分级存放和命名规则的要求,在计算机硬盘的非系统分区进行层级化存储,便于分类保管和查找利用。第二,备份要求。鉴于本企业实际工作情况和存储条件限制,未采取只读式光盘的脱机备份,采取的备份方案是:一套计算机硬盘的非系统分区层级化存储,随时归档随时存储;一套移动硬盘层级化存储,每月定期将计算机硬盘的层级化存储备份至移动硬盘;一套服务器自动备份,在档案管理系统中批量挂接的电子文件会每24小时定时在服务器自动备份。数码照片存储备份方案实施已有18年,未出现信息丢失损毁现象。第三,检查维护。移动硬盘层级化存储数码照片档案,每月备份前先进行数据抽样机读检验,并每4年转存一次,如发现问题及时采取恢复或补救措施;服务器自动备份则每周检查一次备份情况,如发现问题及时联系信息化管理部门采取相应措施。
    随着信息技术的发展,数码照片已逐渐取代传统照片,成为最主要的影像记录形式。当前数码照片档案的管理仍处于初级阶段,档案部门和档案工作者应积极探究数码照片档案管理的特点,更新管理和服务理念,不断提高科学规范化管理水平,实现数码照片档案工作的价值。


                   供稿:胡建斌

                   2019年4月29日


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